Office Manager

Icorp
Icorp levert financiële software aan internationale klanten. Dat gebeurt in de cloud, met betalingen in abonnementsvorm. De software ontwikkelen wij zelf.
Het In gebruik nemen van de software gebeurt in de vorm van projecten, die enige maanden duren. Dan is er veel contact, ook met internationale partners. De communicatie verloopt vaak in het Engels.
Op ons hoofdkantoor in Utrecht vinden allerlei afstemmingen plaats, vooral tussen consultants en managers. Daar is ook jouw werkplek. Af en toe bezoeken klanten en partners ons in Utrecht.
Wij werken volgens de ISO-richtlijnen, die in onderstaande taken terugkomen.
Taken van de office manager
De personeelsadministratie is ondergebracht bij een externe partij. Jij bent onze intermediair naar hen en je onderhoudt de contacten met de eigen medewerkers. Ook verzorg je de ziek- en betermeldingen. En je levert de data aan die onze pensioenverzekeraar nodig heeft.
Je zorgt voor de projectadministratie, die bestaat uit het aanmaken van purchase- en interne orders, van de projecten, orders en tarieven in ons projectsysteem, je zorgt voor de compleetheid van de urenadministratie en - in samenwerking met anderen - het uitsturen van de verkoopfacturen.
Je verricht facilitaire en personele taken, zoals het aanschaffen van apparatuur en de uitgifte en inname ervan. En het uitvoeren van de aankomst- en vertrekprocedures van personeel en inhuurkrachten, incl. het toegangsbeleid.
Je verzorgt financiële taken, zoals de toelevering van verkoopfactuurdata en kosten aan het bedrijf dat onze financiële administratie voert. En het doen van betalingen per bank en het uitvoeren en toezien op andere bankzaken.
Verder doe je de follow-up op van binnengekomen telefoontjes;
Organiseer je vergaderingen, bijeenkomsten;
Organiseer je bedrijfsuitjes en personeelsattenties.
Je bent intermediair voor onze huisvesting richting de verhuurder.
En tot slot verricht je administratief werk in ons helpdesksysteem, zoals het toedelen van calls aan consultants en het toezien op opvolging en afsluiting.
Als de ambitie en capaciteiten er zijn zouden er ook lichte IT-taken aan de orde kunnen komen, zoals:
- Priviliged Identity Management in MS Azure.
- Overig toegangsbeheer. Alles conform ISO.
- Het beheer van SharePoint.
- Uitvoerende taken waarmee je onze developers zou kunnen helpen, zoals het bijhouden van taallabels van onze software.
Dienstverband en vereisten
Wij hechten veel waarde aan een goede taalvaardigheid in (woord en) geschrift, in het Nederlands maar zeker ook in het Engels.
Je moet kunnen multi-tasken.
Het takenpakket mag misschien groot lijken, maar wij zijn een compacte organisatie, zodat veel taken maar af en toe aan bod komen.
Voor de eerste serie taken bedraagt het dienstverband 16u per week.
Als taken uit het tweede blok erbij zouden komen, dan kan dit 8 uur extra betekenen.
Wij staan open voor ervaren en onervaren medewerkers. Icorp kan je een leerzame, veelzijdige en vrolijke werkomgeving bieden.
De salariëring is passend.
Ons kantoor is gevestigd in Signature Central Park naast het Centraal Station in Utrecht. Je aanwezigheid op kantoor vragen wij voor een dag per week. Maar als je wil kan dat ook meer zijn.